Amint az orvos (vagy az asszisztense) a törzskartonra ráírja a beteg nevét és dátumpecsétet is tesz rá, az onnan kezdve különleges személyes adatokat, személyes egészségügyi adatokat hordoz. Ha a számítógépes nyilvántartó rendszerben új rekordot nyit, amelybe felviszi a páciens adatait és a megjelenés dátumát - ettől kezdve az is különleges személyes adat - ezért kapcsolódik össze szorosan az orvosi dokumentáció kezelése az adatvédelemmel.